業務の棚卸しとは？業務改善を始める前にやる5つの手順

「業務改善を進めたいが、何から手をつければよいか分からない」。そう感じたときに最初にやることは、ツール選びではありません。今の仕事をありのまま書き出す「業務の棚卸し」です。

この記事では、棚卸しの意味と、5つの手順、表に書く9つの項目を紹介します。DXプロジェクト全体の流れは「DXプロジェクトの進め方｜現状把握から保守運用までの全体像」で解説しています。棚卸しは、その最初の工程「現状の把握」にあたります。課題を見つけたり、優先順位を決めたりするのは、棚卸しが終わった後の工程です。

業務の棚卸しとは何か

業務の棚卸しとは、社内の仕事を1つずつ書き出し、誰が・いつ・どのように行っているかを見える形にすることです。商品の在庫を1つずつ数えるように、仕事を1つずつ書き出していきます。

書き出すのは、仕事の名前だけではありません。担当者、タイミング、使う道具、かかる時間まで書いて、はじめて次の工程で使える材料になります。棚卸しが終わると、手元には「業務の一覧表」と「業務フロー図」の2つが残ります。

なぜ、ツール選びより先に棚卸しをするのか

今の業務が分からないまま道具を選ぶと、道具と業務がかみ合わないからです。kintone や Google Workspace のような便利な道具も、どの業務のどの手間を減らすのかが決まっていなければ、使われなくなります。

よくあるのは、次のような流れです。

1. 「紙とExcelをやめたい」と考え、評判のよいツールを契約する
2. 導入したものの、なかなか効果が実感できない
3. 結局、元のExcelに戻る

この失敗の原因は、ツールではありません。どの業務の、どの手間を減らしたいのかが決まっていなかったことです。棚卸しは、課題を見つける前に、今の業務をありのまま知るための作業です。

社長にとっては、もう1つ意味があります。棚卸しをすると、「この人がいないと止まる仕事」がどこにあるかが見えてきます。担当者が休んだり辞めたりしたときに困る業務を、前もって知ることができます。

業務の棚卸しは、どんな手順で進めるのか

次の5つの手順で進めます。最初から完璧を目指さず、1人の担当者の仕事で一周することを目標にします。

1. 対象を1人の担当者の仕事に絞る：たとえば「経理を担当する社員の仕事」です。最初から全社を対象にすると、量が多すぎて途中で止まってしまいます。
2. 仕事を区分ごとに一覧にする：その人の仕事を、日次・週次・月次・例外の4つの区分に分けて、作業の名前だけを書き出します。例外の作業も、ここで1行ずつ書いておきます。
3. 1つずつ詳しく聞き、表に書く：一覧の作業ごとに、5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）と、かかる時間と回数、困っていることを聞いて表に書きます。例外の作業は、「誰が、どう対応しているか」まで書けば十分です。
4. 1つの業務の流れを図にする：一覧の中から、手間がかかっていそうな業務を1つ選びます（例：請求書の発行）。その業務の作業を、始まりから終わりまで矢印でつなぎ、誰の手から誰の手に渡るか、どこで待ちが生まれているかが分かるようにします。
5. 担当者と答え合わせをする：できあがった表と図を担当者に見せ、抜けている作業や、実際と違うところがないかを確かめます。可能であれば、実際の作業を横で見せてもらいます。話を聞くだけでは、本人が当たり前だと思っている作業や、同僚に聞かれて答えるような、表に残りにくい仕事が抜けることがあるからです。

例外の作業は、一覧から外さないでください。例外の対応ほど、特定の人しかできない状態（属人化）になりやすいからです。ただし、手順3と4では、通常の流れを先に詳しく追います。業務を追っていくと、例外や条件による分かれ道がいくつも出てきます。分かれ道の細部に最初からこだわると、全体像がぼやけてしまいます。

棚卸しの表には、何を書けばよいのか

表には、次の9つの項目を書きます。5W1Hの6項目に、「区分」「所要時間と回数」「困っていること」の3つを加えたものです。スプレッドシートに、1行1作業で書いていきます。

※ 記入例は説明のための例です。

所要時間は、正確でなくてかまいません。「だいたい」で書き、1回の時間に月の回数を掛けると、その作業に毎月どれだけの時間を使っているかが分かります。1回は短くても、毎日発生する作業は、月にすると大きな時間になります。

「困っていること」には、担当者の言葉をそのまま書きます。この段階では、原因を考えたり、解決策を書いたりはしません。原因を探すのは、次の工程「課題の特定」の仕事です。

現場の人には、どう聞けばよいのか

現場の人には、抽象的な質問ではなく、具体的な時間と作業を聞きます。「普段は何をしていますか」より、「朝、何時に何から始めますか」と聞く方が、実際の作業が出てきます。

• 現場の言葉で聞く：「DX」のような言葉は使わず、現場で使っている言葉で聞きます。
• 表を渡して埋めてもらわない：「埋めておいてください」と頼むと、空欄が残りがちです。30分ほど時間をもらい、話を聞きながら、聞き手（管理部門の責任者）が書く方が早く、漏れも少なくなります。
• 最初に目的を伝える：棚卸しは、担当者を評価するためではなく、手間を減らせる場所を探すためのものです。担当者自身にとっても、自分の仕事を見直す機会になります。そう伝えてから聞くと、ありのままを話してもらいやすくなります。
• その場で解決策を話さない：「それならこのツールで」と話すと、相手はその案に合わせて答えるようになります。

聞き方のコツは「社内DXの始め方｜業務ヒアリングで社員に最初に聞くこと」で詳しく紹介しています。

社長と管理部門の責任者は、それぞれ何をすればよいのか

棚卸しは、社長と管理部門の責任者で役割を分けると進みやすくなります。

特に大切なのは、社長が「DXは本業の一部だ」と示すことです。日々の業務の合間に頼むと、後回しになりやすいからです。担当者が毎週決まった時間を使えるようにするだけでも、進み方は変わります。

棚卸しでよくある失敗は何か

一番多い失敗は、範囲を広げすぎて、途中で止まってしまうことです。最初から全社の業務を洗い出そうとすると、量が多すぎて終わりません。

そのほか、次の失敗もよく起こります。

• 担当者を外して進める：管理職だけで書くと、現場の手作業が抜け落ちます。
• 途中で解決策を決め始める：書き出しながら道具の話を始めると、表が「やりたいこと」で埋まり、今の業務が見えなくなります。解決策を考えるのは、課題を特定した後です。
• 一度で終わらせる：業務のやり方は、人の入れ替わりや取引先の変化で少しずつ変わります。年に1回など、見直す時期を決めておきます。

棚卸しが終わったら、次に何をするのか

棚卸しが終わったら、目指す姿を決め、今の業務との差から課題を特定します。棚卸しで作った表は、その材料になります。

• 「困っていること」の列は、課題の候補になります。
• 「所要時間と回数」の列は、どの課題から手をつけるかを決めるときに、効果の大きさを見積もる根拠になります。

1人目の担当者で一周できたら、同じやり方で、ほかの担当者や係に広げていきます。それぞれの工程の進め方は、「DXプロジェクトの進め方」の工程2〜4で解説しています。

まとめ

業務改善は、ツール選びではなく、今の業務を書き出すことから始めます。

• 業務の棚卸しとは、社内の仕事を1つずつ書き出し、誰が・いつ・どのように行っているかを見える形にすることです。DXプロジェクトの最初の工程「現状の把握」にあたります。
• 対象を1人の担当者の仕事に絞る、区分ごとに一覧にする、詳しく聞いて表に書く、1つの業務の流れを図にする、担当者と答え合わせをする、の5つの手順で進めます。
• 表には、5W1Hの6項目に「区分」「所要時間と回数」「困っていること」を加えた9つの項目を、1行1作業で書きます。
• 例外の作業も一覧に残し、最初の一周では「誰が、どう対応しているか」まで書きます。
• 課題の特定や優先順位の決定は、棚卸しが終わってから行います。

まずは、対象にする担当者を1人選び、その人の仕事を日次・週次・月次・例外に分けて書き出してみてください。