相見積もりで比較すべきポイント｜金額だけで決めないために

相見積もりでは、総額の安さだけで1社を選ばないことが大切です。見積書に含まれる作業の範囲や前提が会社ごとに違うため、総額をそのまま並べても、正しく比べられないからです。比べるのは、「見積書の中身」と「会社と提案」の2つです。この記事では、比べられる見積もりのもらい方と比べるポイント、1社に決めるまでの手順を紹介します。

相見積もりで金額だけを比べると、何が起きるのか

範囲の違う見積もりを比べてしまい、安く見えた会社が、後から高くつくことがあります。よくあるのは、次の3つです。

たとえば、次の2社を5年間使う前提で比べると、順位が入れ替わります。

※ 例です。金額は架空のものです。

初期費用だけを見ればB社が100万円安いのに、5年間ではA社の方が160万円安くなります。総額を比べる前に、何が含まれていて、何年分の費用なのかをそろえる必要があります。

比べられる見積もりをもらうには、何をそろえるのか

全社に同じ依頼書を渡し、同じ形で見積もりを出してもらいます。依頼の内容が会社ごとに違えば、出てくる見積もりも比べられません。

依頼書には、次の7つを書きます。1〜5は、どの会社に依頼するときも必要な情報です。6と7は、相見積もりで比べやすくするために足すものです。

1〜5の書き方は、システム開発の見積もりは何で決まる？会社ごとに金額が違う3つの理由で詳しく紹介しています。

依頼するときは、相見積もりであることと、回答の締め切りを全社に同じように伝えます。締め切りがそろっていれば、検討にかけられた時間の差で、提案の質が変わることもありません。比べる手間を考えると、依頼する会社は2〜3社が目安です。

相見積もりでも、全社に同じ予算の幅を伝えておくと、金額の大きさではなく、提案の中身で比べやすくなります。

比較すべきポイントは何か

比べるポイントは、「見積書の中身」の5つと、「提案の中身」の5つに分けると、漏れなく確かめられます。見積書の中身は「何にいくら払うか」、提案は「その金額で何が得られるか」を見るものです。

見積書の中身で比べる5つ

5つ目の契約の形によって、何に対して払うのかが変わります。民法では、請負は仕事の完成に対して報酬を払う契約で、準委任は事務の処理を任せる契約です。どちらの形で見積もっているかが会社ごとに違うと、同じ金額でも約束されている内容が違います。

会社と提案で比べる5つ

1社に決めるには、どう進めればよいのか

必須の条件で絞り、評価表で点数をつけ、最後に5年間の総額と合わせて決めます。総額と点数を同時に見ようとすると、安さに引っぱられやすくなるため、順番を分けます。

1. 必須の条件で絞る

まず、満たしていなければ選ばない条件で絞ります。

• 予算の上限に収まるか
• 希望の時期に使い始められるか
• 必ず要る機能が、すべて範囲に入っているか
• 成果物の権利など、契約の条件を受け入れられるか

2. 評価表で点数をつける

残った会社を、5つの項目で点数にします。どの項目をどれだけ重く見るかは、見積もりを受け取る前に決めておきます。受け取った後に決めると、気に入った会社が勝つように重みを変えてしまいがちです。

※ 例です。点数は5点満点で、重みは自社で何を大切にするかで変えてください。

3. 5年間の総額と合わせて決める

最後に、点数と5年間の総額を並べます。点数が高く、総額も安い会社があれば、迷わずに決められます。点数の高い会社の方が総額も高いときは、その差額で何が得られるのかを、評価表の項目で説明できるかを考えます。

比べる途中で、開発会社に何を聞けばよいのか

まとめ

相見積もりは、総額の安さではなく、そろえた条件で中身を比べるものです。

• 範囲や前提が違う見積もりは、総額を並べても比べられません。何年分の費用かもそろえます。
• 全社に同じ依頼書を渡し、工程ごとの内訳や5年間の総額まで、同じ形で出してもらいます。
• 比べるポイントは、見積書の中身の5つと、会社と提案の5つです。
• 1社に決めるときは、必須の条件で絞り、事前に決めた評価表で点数をつけ、最後に総額と合わせます。
• 同じ質問を全社にすると、答え方の違いも比べる材料になります。