電子帳簿保存法の電子取引、中小企業は何をする？システムなしの保存手順

メールで届いた請求書のPDFを、印刷して紙で保存していないでしょうか。電子帳簿保存法では、メールやWebでやりとりした請求書や領収書は、電子データのまま保存する必要があります。専用のシステムがなくても、事務処理規程とファイル名のルールを決めれば対応できます。この記事では、国税庁の資料をもとに、中小企業が最低限やることを、社員が個人で受け取る領収書の集め方まで含めて整理します。

電子取引のデータ保存は、どの会社に必要なのか

法人税や所得税のために帳簿や書類を保存している事業者は、会社の規模にかかわらず、電子取引のデータを保存する必要があります。電子取引とは、請求書や領収書などに当たる情報を、電子データでやりとりすることです。

対象になるのは、たとえば次のようなデータです。

• メールに添付されて届いた請求書や見積書のPDF
• Webサイトで備品を買ったときにダウンロードする領収書
• クラウドサービスの管理画面から取り出す、利用料の請求書
• 自社がメールで送った請求書のPDF

最後の例のとおり、受け取ったデータだけでなく、自社から送ったデータも保存の対象です。

電子で受け取ったデータを印刷し、紙だけを残すことは認められていません。国税庁の一問一答でも、印刷した書面の保存で電子データの保存に代えることはできない、と整理されています。紙での保存を事実上認めていた宥恕措置（2023年12月31日までの取引が対象）は、すでに終わっています。

保存のルールは、何を満たせばよいのか

電子取引のデータは、「改ざん防止」「見られる状態」「検索できる」の3つのルールを満たして保存します。

②は、普段使っているパソコンとプリンタがあれば満たせます。中小企業が手を動かす必要があるのは、①と③です。

改ざん防止は、専用のシステムがなくても満たせるのか

満たせます。国税庁は改ざん防止の方法として次の4つを示しており、どれか1つをとればよいとされています。

1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る
2. 受け取ったデータに、速やかに自社でタイムスタンプを付ける
3. 訂正や削除の履歴が残る、または訂正や削除ができないシステムで、やりとりや保存をする
4. 正当な理由のない訂正や削除を防ぐための事務処理規程を作り、そのとおりに運用し、備え付ける

1〜3は、対応した会計ソフトや保存サービスを使う方法です。専用のシステムを入れない場合は、4つ目の事務処理規程が現実的です。国税庁のWebサイトには、法人用と個人事業者用の規程のサンプルが公開されています。

規程は、作って保管するだけでは足りません。サンプルを自社用に直すときは、少なくとも次の3点を実際の運用に合わせます。

• 誰が、いつまでに、どこにデータを保存するか
• 訂正や削除が必要になったとき、誰に申し出て、誰が承認するか
• 訂正や削除をした内容を、どこに記録するか

社員が受け取る領収書も対象になるため、規程の内容は経理の担当者だけでなく、社員全員に伝えておきます。

検索のルールは、どう満たせばよいのか

保存したデータを、日付・金額・取引先の3つで探せるようにします。原則としては、日付や金額の範囲を指定して探せることと、2つ以上の項目を組み合わせて探せることも求められます。

専用のシステムがない場合は、国税庁が示す次の2つの方法のどちらかで対応します。

ファイル名は、たとえば次のように付けます。

20261031_110000_株式会社サンプル.pdf

※ 2026年10月31日付・11万円・株式会社サンプルの請求書を想定した記入例です。

一方で、検索のルールを満たさなくてよい場合もあります。次のどちらかに当てはまり、税務調査などでデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしていれば、検索のルールは不要です。

• 基準期間（通常は2年前の事業年度）の売上高が5,000万円以下である
• データを印刷した書面を、日付と取引先ごとに整理して、提示・提出できるようにしている

社員が個人で受け取る領収書は、どう集めればよいのか

社員が会社の経費を立て替えて、電子の領収書を受け取った場合も、会社の電子取引として保存が必要です。国税庁の一問一答では、会社として社員から集め、一か所で保存するのが望ましいとされています。集めるまでの間は社員のパソコンやスマートフォンに置いたままでもよいとされていますが、その場合も、会社として日付・金額・取引先で探せる状態にしておく必要があります。

社員20名ほどの会社では、ここが一番詰まりやすいところです。出張の予約サイトや通販サイトの領収書は、社員の個人のメールアドレスに届くことが多いからです。次の5つを、この順で決めておくと、集める手間が減ります。

1. 会社の支払いは会社のアカウントで行う：よく使う通販や出張予約は会社用のアカウントを作り、領収書が最初から会社のメールアドレスに届くようにする
2. 提出先を1つに決める：経費用の共有メールアドレスか提出用のフォームを用意し、領収書はそこに出してもらう
3. 受け取ったデータのまま出してもらう：PDFで受け取ったものはPDFで、メール本文で届いたものはメールごと転送してもらう
4. 提出の期限を決める：経費精算と同じ締め日（例：翌月5日まで）にそろえる
5. 規程に書いて伝える：1〜4を事務処理規程に書き、社員に周知する

※ 期限の日付は例です。

1つ目を進めるほど、社員の個人のメールアドレスに領収書が届くこと自体が減ります。それでも個人に届く分を、2〜4の手順で集めます。集める仕組みを作り込むより先に、届き先を会社に寄せる方が、長く続けやすくなります。

転送してもらうのは、領収書のメールだけにします。社員の個人のメールボックスを、会社が見る運用にはしません。

まとめ

電子取引データの保存は、専用のシステムがなくても始められます。最低限やることは、次の5つです。

1. 受け取った分も送った分も、電子データを消さずに、決めた置き場所に保存する
2. 「日付_金額_取引先」のファイル名か索引簿で、探せるようにする（売上高5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じる準備でもよい）
3. 国税庁のサンプルをもとに事務処理規程を作り、そのとおりに運用する
4. 社員が受け取る領収書は、まず届き先を会社のアカウントに寄せ、残りは提出先と期限を決めて集める
5. 猶予措置を前提にせず、今月の分から始める

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